Hiểu rõ sự khác biệt giữa hàng CFS, LCL và hàng nguyên container. Cập nhật quy trình, thủ tục hải quan và lưu kho chuẩn xác cho doanh nghiệp xuất nhập khẩu.
Bạn đang phân vân không biết hàng CFS, LCL, hay hàng kho làm thủ tục như thế nào? Liệu quy trình có phức tạp và khác biệt nhiều so với vận chuyển hàng nguyên container hay không? Đây là một trong những băn khoăn lớn nhất của nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp vừa và nhỏ khi lần đầu tiếp xúc với hoạt động xuất nhập khẩu. Sự lúng túng khi xử lý các lô hàng không đủ đóng đầy một container thường dẫn đến những hậu quả không mong muốn như chậm trễ giao hàng, sai sót hồ sơ, và phát sinh các chi phí không đáng có.
Trong bài viết này, TIMEX sẽ cùng bạn đi sâu vào từng khái niệm, giúp bạn hiểu rõ bản chất của hàng CFS, hàng LCL và sự khác biệt cốt lõi so với hàng FCL. Quan trọng hơn, chúng tôi sẽ phác thảo một quy trình thủ tục rõ ràng, cung cấp những lưu ý thực tế để bạn có thể chủ động chuẩn bị giấy tờ, làm việc hiệu quả với các bên liên quan và tối ưu hóa chi phí cho hoạt động logistics của mình.
Phân biệt các loại hàng hóa nhập khẩu phổ biến
Trong lĩnh vực logistics và xuất nhập khẩu, việc hiểu đúng và phân biệt rõ ràng các loại hình vận chuyển hàng hóa là bước đầu tiên để xây dựng một quy trình hiệu quả. Mỗi loại hình sẽ tương ứng với một quy trình xử lý, chi phí và mức độ rủi ro khác nhau. Ba thuật ngữ phổ biến nhất mà bạn sẽ thường xuyên gặp là hàng FCL, hàng LCL/CFS, và hàng kho.
Hàng nguyên container (FCL – Full Container Load)
Hàng nguyên container, hay còn gọi là FCL, là thuật ngữ chỉ một lô hàng đủ lớn để chiếm toàn bộ hoặc phần lớn dung tích của một container. Trong trường hợp này, toàn bộ lô hàng thuộc về một chủ hàng duy nhất (shipper). Doanh nghiệp sẽ thuê trọn gói một hoặc nhiều container để đóng hàng của riêng mình.
Điểm đặc trưng của FCL là container sẽ được giao nhận nguyên đai nguyên kiện. Sau khi hàng được đóng và niêm phong (seal) tại kho của người bán, nó sẽ được vận chuyển thẳng ra cảng, hạ bãi chờ xuất và giữ nguyên trạng thái đó cho đến khi đến tay người nhận. Quy trình này không trải qua các khâu trung gian như gom hàng hay dỡ hàng tại các kho tổng hợp, giúp giảm thiểu thời gian xử lý và hạn chế rủi ro thất lạc, hư hỏng.
Hàng LCL/CFS (Less than Container Load)
Trái ngược với FCL, hàng LCL (hay còn gọi là hàng lẻ, hàng consol) là những lô hàng có khối lượng hoặc kích thước không đủ để lấp đầy một container. Thay vì phải trả chi phí cho cả một container mà không sử dụng hết không gian, chủ hàng sẽ chọn gửi hàng theo hình thức LCL.
Lúc này, một đơn vị trung gian gọi là consolidator (người gom hàng), thường là các công ty giao nhận vận tải (Forwarder), sẽ đứng ra tập hợp nhiều lô hàng LCL từ nhiều chủ hàng khác nhau. Họ sẽ gom chúng lại và đóng chung vào một container để tối ưu hóa không gian. Toàn bộ quá trình gom và chia tách hàng này được thực hiện tại một địa điểm chuyên biệt gọi là kho CFS (Container Freight Station). Vì vậy, hàng LCL và hàng CFS có mối liên hệ mật thiết và thường được sử dụng thay thế cho nhau.
Hàng kho
Hàng kho là một thuật ngữ rộng hơn, dùng để chỉ những lô hàng đã được dỡ khỏi phương tiện vận tải (tàu, máy bay) và đưa về lưu trữ tại các kho bãi trong một khoảng thời gian nhất định. Mục đích lưu kho rất đa dạng, có thể là để chờ làm thủ tục thông quan, chờ tái xuất sang một nước thứ ba, hoặc đơn giản là lưu trữ tạm thời trước khi phân phối vào thị trường nội địa.
Các trường hợp phổ biến dẫn đến việc hàng hóa được đưa vào kho bao gồm hàng tạm nhập tái xuất, hàng quá cảnh, hoặc các lô hàng chưa hoàn tất đủ giấy tờ cần thiết để thông quan ngay lập tức. Việc quản lý và làm thủ tục cho hàng kho đòi hỏi sự phối hợp chặt chẽ giữa chủ hàng, đơn vị quản lý kho và cơ quan hải quan.
Quy trình làm thủ tục đối với hàng CFS và LCL
Quy trình làm thủ tục cho hàng lẻ LCL/CFS có một vài điểm khác biệt cơ bản so với hàng nguyên container do có thêm bước xử lý tại kho CFS. Hiểu rõ các bước này sẽ giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong việc theo dõi và thúc đẩy tiến độ lô hàng của mình, tránh các chi phí phát sinh không đáng có.
Nhập khẩu hàng từ kho CFS
Khi tàu cập cảng đích, thay vì container được hạ xuống bãi container (CY – Container Yard) như hàng FCL, container chứa hàng LCL sẽ được chuyển đến kho CFS do hãng tàu hoặc đại lý của họ chỉ định. Tại đây, nhân viên kho sẽ mở container, dỡ các lô hàng lẻ ra và sắp xếp, phân loại theo từng vận đơn (Bill of Lading).
Để bắt đầu quy trình lấy hàng, doanh nghiệp cần nhận được Thông báo hàng đến (Arrival Notice) từ hãng tàu hoặc công ty forwarder. Dựa vào thông báo này, bạn sẽ đến văn phòng hãng tàu để lấy Lệnh giao hàng (Delivery Order – D/O). Bộ chứng từ cần chuẩn bị để lấy lệnh thường bao gồm: Giấy giới thiệu của công ty, Căn cước công dân của người đi lấy lệnh, và vận đơn gốc (nếu có). Sau khi có D/O, bạn sẽ tiến hành mở tờ khai hải quan điện tử trên hệ thống VNACCS/VCIS, sử dụng các chứng từ như Hợp đồng thương mại (Sale Contract), Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice), và Phiếu đóng gói (Packing List).
Kiểm hóa và lấy hàng
Sau khi truyền tờ khai, hệ thống hải quan sẽ tự động phân luồng cho lô hàng của bạn. Có ba luồng chính:
- Luồng Xanh: Doanh nghiệp được miễn kiểm tra chi tiết hồ sơ và miễn kiểm tra thực tế hàng hóa. Bạn chỉ cần in tờ khai và đến kho CFS làm thủ tục lấy hàng.
- Luồng Vàng: Hải quan sẽ kiểm tra chi tiết bộ hồ sơ (invoice, packing list, C/O…). Nếu hồ sơ hợp lệ, lô hàng sẽ được thông quan mà không cần kiểm tra thực tế.
- Luồng Đỏ: Đây là mức độ kiểm tra cao nhất. Hải quan sẽ vừa kiểm tra hồ sơ, vừa tiến hành kiểm tra thực tế hàng hóa tại kho CFS. Nhân viên hải quan sẽ mở các kiện hàng để đối chiếu với thông tin trên tờ khai.
Khi tờ khai đã được thông quan, bước cuối cùng là hoàn tất các thủ tục tại kho. Bạn cần xuất trình tờ khai thông quan và D/O cho bộ phận quản lý kho, sau đó đóng các khoản phí cần thiết như phí lưu kho, phí dỡ hàng… Cuối cùng, bạn có thể điều động phương tiện vận tải nội địa (xe tải, xe container nhỏ) vào kho để nhận hàng và chở về kho riêng của mình.
Ưu nhược điểm hàng LCL/CFS so với hàng nguyên container
Lựa chọn giữa việc vận chuyển hàng lẻ (LCL) và hàng nguyên container (FCL) là một quyết định quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí, thời gian và sự an toàn của lô hàng. Mỗi phương thức đều có những ưu điểm và hạn chế riêng, phù hợp với các nhu cầu và quy mô kinh doanh khác nhau.
Ưu điểm và hạn chế của hàng LCL/CFS
Ưu điểm:
Lợi ích lớn nhất và rõ ràng nhất của LCL chính là tối ưu chi phí vận chuyển. Đối với các doanh nghiệp có lô hàng nhỏ, không thường xuyên hoặc chỉ cần gửi vài kiện hàng, việc thuê cả một container là vô cùng lãng phí. Với LCL, bạn chỉ phải trả phí cho phần không gian và trọng lượng mà hàng hóa của bạn thực sự chiếm dụng trong container. Điều này giúp các doanh nghiệp nhỏ và siêu nhỏ có thể tiếp cận thị trường quốc tế một cách linh hoạt mà không cần bỏ ra một khoản vốn lớn cho chi phí logistics.
Hạn chế:
Tuy nhiên, sự linh hoạt về chi phí cũng đi kèm với một số nhược điểm. Đầu tiên, thời gian vận chuyển và xử lý hàng LCL thường lâu hơn so với FCL. Quá trình gom hàng từ nhiều chủ hàng tại cảng đi và chia tách hàng tại cảng đến mất khá nhiều thời gian. Thứ hai, rủi ro hư hỏng hoặc thất lạc hàng hóa cũng cao hơn. Việc phải bốc dỡ, di chuyển nhiều lần tại kho CFS làm tăng khả năng va đập, đổ vỡ. Hơn nữa, việc đóng chung container với các loại hàng hóa khác có thể dẫn đến rủi ro lây nhiễm mùi hoặc bị ảnh hưởng chất lượng nếu không được sắp xếp cẩn thận.
Khi nào nên chọn vận chuyển hàng nguyên container?
Phương thức vận chuyển hàng nguyên container là lựa chọn lý tưởng khi doanh nghiệp của bạn có một lô hàng đủ lớn, thường là từ 10 mét khối (CBM) trở lên. Việc thuê nguyên một container không chỉ giúp bạn tận dụng tối đa không gian mà còn mang lại sự an toàn vượt trội. Hàng hóa được đóng vào container và niêm phong (seal) tại kho của bạn, sau đó vận chuyển thẳng đến tay người nhận mà không qua bất kỳ khâu trung gian nào. Điều này giúp giảm thiểu tối đa rủi ro mất mát, hư hỏng và đảm bảo tính nguyên vẹn của hàng hóa.
Ngoài ra, quy trình thủ tục cho hàng FCL thường nhanh gọn và đơn giản hơn. Do không mất thời gian cho các công đoạn gom và chia hàng tại kho CFS, thời gian từ lúc tàu cập cảng đến lúc bạn nhận được hàng sẽ được rút ngắn đáng kể. Nếu lô hàng của bạn yêu cầu thời gian giao hàng chính xác, cần đảm bảo an toàn tuyệt đối hoặc là các mặt hàng có giá trị cao, thì FCL chắc chắn là sự lựa chọn tối ưu.
Một số lưu ý quan trọng khi khai thác và đặt hàng LCL
Để quá trình vận chuyển hàng lẻ (LCL) diễn ra suôn sẻ và hạn chế tối đa rủi ro, doanh nghiệp cần chú ý đến một vài khâu quan trọng trong quá trình giao nhận và làm việc với các đối tác logistics. Sự chuẩn bị kỹ lưỡng không chỉ giúp bạn tiết kiệm chi phí mà còn đảm bảo hàng hóa về đến nơi an toàn và đúng hẹn.
Giao nhận và kiểm kê hàng hóa
Đây là bước cực kỳ quan trọng nhưng thường bị nhiều doanh nghiệp bỏ qua. Khi nhận hàng tại kho CFS, bạn hoặc người đại diện cần kiểm tra kỹ lưỡng tình trạng bên ngoài của các kiện hàng. Hãy chụp ảnh lại hiện trạng bao bì, đặc biệt là những vị trí có dấu hiệu móp méo, ẩm ướt hoặc rách vỡ. Những hình ảnh này sẽ là bằng chứng quan trọng nếu bạn cần khiếu nại hoặc yêu cầu bồi thường bảo hiểm sau này.
Ngay sau đó, hãy tiến hành kiểm đếm số lượng hàng hóa thực tế và đối chiếu cẩn thận với thông tin trên Phiếu đóng gói (Packing List) và Bảng kê chi tiết lô hàng do công ty forwarder cung cấp. Nếu phát hiện bất kỳ sự thiếu hụt hay sai lệch nào, bạn cần lập biên bản ngay tại kho với sự xác nhận của nhân viên quản lý kho và thông báo ngay cho đơn vị gom hàng để có phương án xử lý kịp thời. Đừng vội ký nhận hàng khi chưa chắc chắn mọi thứ đều đầy đủ và nguyên vẹn.
Làm việc với đơn vị gom hàng (Consolidator/Forwarder)
Chất lượng dịch vụ của đơn vị gom hàng ảnh hưởng trực tiếp đến sự an toàn và tiến độ của lô hàng LCL. Vì vậy, việc lựa chọn một công ty Forwarder hoặc Consolidator uy tín, có kinh nghiệm là yếu tố then chốt. Một đối tác tin cậy sẽ đảm bảo hàng của bạn được gom và đóng gói cẩn thận, sắp xếp hợp lý trong container và vận chuyển theo đúng lịch trình đã cam kết.
Khi làm việc với họ, bạn cần trao đổi một cách rõ ràng và chi tiết về các mốc thời gian quan trọng. Hãy hỏi kỹ về thời gian cắt hàng (closing time) – hạn chót bạn phải giao hàng ra kho, thời gian hạ hàng ra cảng, và lịch tàu dự kiến (ETD – Estimated Time of Departure). Việc nắm rõ các thông tin này giúp bạn chủ động trong khâu sản xuất và chuẩn bị hàng hóa, tránh bị lỡ chuyến tàu và gây ra sự chậm trễ không đáng có cho toàn bộ chuỗi cung ứng.
Chi phí, bảo hiểm và các rủi ro thường gặp
Vận chuyển hàng lẻ LCL/CFS tuy tiết kiệm nhưng cũng tiềm ẩn nhiều loại chi phí và rủi ro mà doanh nghiệp cần lường trước để có biện pháp kiểm soát hiệu quả. Việc lập kế hoạch tài chính và quản trị rủi ro tốt sẽ giúp bạn tránh được những khoản phát sinh bất ngờ và bảo vệ tài sản của mình.
Các loại chi phí liên quan đến hàng CFS/LCL
Khác với hàng nguyên container thường có báo giá trọn gói, chi phí cho một lô hàng LCL được cấu thành từ nhiều khoản phí nhỏ. Bạn cần nắm rõ các loại phí này để tính toán chính xác giá vốn hàng nhập khẩu. Các chi phí chính bao gồm: cước biển (Ocean Freight), phí xếp dỡ tại cảng đi và cảng đến (THC), phí chứng từ (Documentation fee), phí xử lý hàng tại kho CFS (CFS fee), và phí vận chuyển nội địa từ kho về đến công ty của bạn.
Một khoản phí phát sinh phổ biến là phí lưu kho (demurrage/storage) tại kho CFS nếu bạn chậm trễ trong việc làm thủ tục thông quan. Khoản phí này được tính theo ngày và có thể tăng lên rất nhanh, gây áp lực lớn lên chi phí của lô hàng. Do đó, việc chuẩn bị đầy đủ chứng từ và hoàn tất thủ tục hải quan sớm là vô cùng quan trọng.
Rủi ro và cách kiểm soát hiệu quả
Rủi ro lớn nhất đối với hàng LCL là hư hỏng hoặc thất lạc. Do phải trải qua nhiều lần bốc xếp và đóng chung với các loại hàng khác, hàng của bạn có thể bị va đập, chèn ép hoặc thậm chí mất mát. Để giảm thiểu rủi ro này, việc đầu tiên là đóng gói hàng hóa một cách cẩn thận, chắc chắn. Sử dụng thùng carton dày, pallet gỗ và các vật liệu chèn lót phù hợp sẽ bảo vệ hàng hóa tốt hơn. Bên cạnh đó, mua bảo hiểm vận chuyển cho lô hàng là một biện pháp không thể thiếu. Chi phí bảo hiểm không lớn nhưng sẽ là “phao cứu sinh” tài chính nếu sự cố không may xảy ra.
Một rủi ro khác liên quan đến thủ tục là việc kê khai sai mã HS (HS Code). Mã HS quyết định mức thuế suất nhập khẩu mà bạn phải nộp. Nếu khai sai, bạn không chỉ phải đối mặt với nguy cơ bị phạt hành chính mà còn có thể bị truy thu thuế, gây tốn kém thời gian và tiền bạc. Để tránh điều này, hãy nghiên cứu kỹ biểu thuế xuất nhập khẩu hoặc tham vấn ý kiến từ các chuyên gia logistics, như TIMEX, để đảm bảo mã HS được áp dụng một cách chính xác ngay từ đầu.
Lời khuyên từ chuyên gia của TIMEX
Với hơn 18 năm kinh nghiệm trong ngành logistics, TIMEX hiểu rõ những thách thức mà doanh nghiệp gặp phải khi lựa chọn phương thức vận chuyển. Dưới đây là một vài lời khuyên thực tế để giúp bạn đưa ra quyết định thông minh và tối ưu hóa quy trình nhập khẩu của mình.
Phân tích kỹ nhu cầu trước khi lựa chọn
Quyết định giữa LCL và FCL không chỉ dựa vào chi phí mà còn phụ thuộc vào tính chất lô hàng và yêu cầu về thời gian. Một quy tắc kinh nghiệm khá hữu ích là:
- Với lô hàng từ 10 CBM trở lên: Bạn nên nghiêm túc cân nhắc việc thuê hàng nguyên container 20 feet. Mặc dù chi phí ban đầu có thể cao hơn một chút so với LCL, nhưng sự an toàn, tốc độ và quy trình đơn giản hơn sẽ mang lại hiệu quả về lâu dài, đặc biệt với các mặt hàng giá trị cao hoặc cần giao hàng gấp.
- Với lô hàng nhỏ, linh động: Nếu bạn chỉ nhập một vài CBM, không quá gấp về thời gian và muốn tiết kiệm chi phí tối đa, LCL rõ ràng là lựa chọn phù hợp. Nó cho phép bạn duy trì dòng vốn linh hoạt và giảm gánh nặng chi phí logistics trên mỗi đơn vị sản phẩm.
Làm việc sớm với đơn vị Logistics – Forwarder
Sự chủ động luôn là chìa khóa thành công trong logistics. Đừng đợi đến khi hàng đã cập cảng mới bắt đầu chuẩn bị chứng từ. Hãy liên hệ với đơn vị Forwarder của bạn ít nhất 5 ngày trước ngày tàu dự kiến đến (ETA – Estimated Time of Arrival). Thời gian này đủ để bạn và họ cùng rà soát lại toàn bộ bộ chứng từ, chuẩn bị tờ khai hải quan nháp và phát hiện sớm các sai sót tiềm ẩn.
Việc cập nhật liên tục lịch tàu và thời gian hạ container về kho CFS cũng rất quan trọng. Thông tin chính xác giúp bạn lên kế hoạch cho việc vận chuyển nội địa, tránh tình trạng xe phải chờ đợi lâu tại kho hoặc hàng về mà chưa có xe đến lấy, từ đó giảm thiểu nguy cơ phát sinh phí lưu kho không đáng có. Một đối tác logistics chuyên nghiệp như TIMEX sẽ luôn chủ động cung cấp những thông tin này cho bạn.
Kết luận
Việc hiểu rõ bản chất và quy trình của hàng CFS/LCL so với hàng nguyên container là yếu tố nền tảng giúp doanh nghiệp làm chủ hoạt động xuất nhập khẩu. Hàng lẻ LCL là một giải pháp cực kỳ hiệu quả về mặt chi phí cho các lô hàng nhỏ, nhưng nó đòi hỏi doanh nghiệp phải kiểm soát quy trình một cách kỹ lưỡng hơn, từ khâu đóng gói, kiểm đếm đến làm việc chặt chẽ với đối tác gom hàng. Ngược lại, hàng nguyên container là lựa chọn lý tưởng nếu bạn ưu tiên tốc độ, sự an toàn tuyệt đối và muốn giảm thiểu các rủi ro phát sinh từ việc chia sẻ không gian với các chủ hàng khác.
Dù bạn chọn phương thức nào, một quy trình logistics được lên kế hoạch tốt và một đối tác vận chuyển đáng tin cậy sẽ là chìa khóa để đảm bảo hàng hóa của bạn về đến đích an toàn, đúng hẹn và với chi phí tối ưu. Hãy để TIMEX đồng hành cùng doanh nghiệp bạn trong mọi quy trình hậu cần.
Bạn cần tư vấn chi tiết hơn về thủ tục nhập khẩu hàng hóa hoặc muốn tìm một giải pháp logistics toàn diện? Nhắn ngay cho TIMEX – với hơn 18 năm kinh nghiệm, chúng tôi sẵn sàng hỗ trợ bạn từ A đến Z.
