Bạn đang cần nhận hàng hóa quốc tế thật nhanh chóng nhưng vẫn phải đảm bảo an toàn và đúng quy trình pháp lý? Trong ngành xuất nhập khẩu, thời gian chính là vàng bạc. Tuy nhiên, việc phải chờ đợi bản vận đơn gốc (Original Bill of Lading) được gửi qua đường bưu điện quốc tế có thể kéo dài từ 3 đến 7 ngày. Sự chậm trễ này không chỉ gây tốn kém chi phí lưu kho mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến kế hoạch kinh doanh của bạn.
Để giải quyết vấn đề này, một giải pháp linh hoạt và hiệu quả đã ra đời. Bài viết này sẽ cùng bạn tìm hiểu sâu về express bl là gì, quy trình sử dụng, những ưu và nhược điểm cần nắm rõ. Qua đó, bạn sẽ biết được sự khác biệt cốt lõi giữa nó và vận đơn gốc, cũng như thời điểm nào là tốt nhất để lựa chọn hình thức này trong bối cảnh thực tiễn tại Việt Nam.
Express BL là gì?
Trong logistics, mọi chứng từ đều có vai trò riêng, và Express BL nổi lên như một công cụ giúp tối ưu hóa thời gian và quy trình. Hiểu rõ về nó sẽ giúp doanh nghiệp đưa ra những quyết định vận hành thông minh hơn.
Định nghĩa và vai trò trong xuất nhập khẩu
Express BL (viết tắt của Express Bill of Lading) là một hình thức vận đơn đường biển cho phép giải phóng hàng hóa tại cảng đến mà không cần người nhận hàng (Consignee) phải xuất trình vận đơn gốc. Thay vì phát hành một bộ vận đơn gốc bằng giấy và gửi đi quốc tế, hãng tàu hoặc công ty giao nhận (forwarder) sẽ phát hành một bản điện tử (thường là file PDF hoặc thông báo qua email) cho người gửi hàng (Shipper).
Vai trò chính của Express BL là đẩy nhanh quá trình giao nhận. Nó là một bằng chứng của hợp đồng vận tải và là biên lai nhận hàng của người chuyên chở. Tuy nhiên, điểm khác biệt lớn nhất là nó không có chức năng sở hữu hàng hóa như vận đơn gốc. Điều này giúp loại bỏ hoàn toàn thời gian chờ đợi chuyển phát chứng từ, cho phép hàng hóa được thông quan và giao ngay khi cập cảng. Đây thực sự là công cụ đắc lực giúp rút ngắn thời gian chờ đợi hàng về kho, tăng tốc độ luân chuyển vốn cho doanh nghiệp.
Phân biệt Express BL với Original BL
Để sử dụng hiệu quả, việc phân biệt rõ ràng giữa Express BL và Original BL (vận đơn gốc) là cực kỳ quan trọng. Sự khác biệt không chỉ nằm ở hình thức mà còn ở tính pháp lý và quy trình sử dụng.
Original BL là một chứng từ sở hữu (document of title), ai cầm trong tay bộ vận đơn gốc hợp lệ thì người đó có quyền sở hữu và nhận hàng. Do đó, để lấy hàng, người nhận phải nộp lại ít nhất một trong ba bản gốc cho hãng tàu. Ngược lại, Express BL không yêu cầu điều này. Hàng hóa sẽ được tự động giải phóng cho người nhận hàng có tên trên vận đơn.
Chính vì đặc tính này, Express BL thường chỉ được sử dụng trong các trường hợp mà người gửi và người nhận có mối quan hệ tin cậy cao, chẳng hạn như giao dịch giữa công ty mẹ và công ty con, hoặc các đối tác lâu năm. Trong khi đó, Original BL là lựa chọn an toàn cho các giao dịch mới, đặc biệt là khi sử dụng phương thức thanh toán quốc tế qua thư tín dụng (L/C), nơi mà bộ chứng từ gốc đóng vai trò then chốt để ngân hàng thực hiện thanh toán.
Quy trình phát hành và sử dụng Express BL đúng chuẩn
Áp dụng Express BL vào quy trình logistics có thể mang lại nhiều lợi ích, nhưng điều quan trọng là phải thực hiện đúng cách để đảm bảo mọi việc diễn ra suôn sẻ. Hiểu rõ khi nào nên dùng và các bước thực hiện sẽ giúp doanh nghiệp bạn tận dụng tối đa ưu điểm của loại vận đơn này.
Khi nào nên dùng Express BL?
Không phải mọi lô hàng đều phù hợp để sử dụng Express BL. Việc lựa chọn đúng thời điểm sẽ giúp bạn tránh được những rủi ro không đáng có. Dưới đây là những trường hợp lý tưởng để áp dụng hình thức vận đơn này:
- Mối quan hệ tin cậy: Đây là yếu tố tiên quyết. Khi người gửi (Shipper) và người nhận (Consignee) đã có lịch sử hợp tác lâu dài, tin tưởng lẫn nhau hoặc là các chi nhánh của cùng một tập đoàn (giao dịch nội bộ), rủi ro thanh toán gần như không có.
- Thanh toán trả trước: Nếu người mua đã thanh toán toàn bộ tiền hàng trước khi tàu chạy, người bán không còn cần đến vận đơn gốc để kiểm soát hàng hóa nữa. Việc sử dụng Express BL lúc này sẽ giúp người mua nhận hàng nhanh nhất có thể.
- Hàng hóa không có giá trị chuyển nhượng cao: Đối với các lô hàng không mang tính độc quyền sở hữu cao hoặc không có nguy cơ tranh chấp quyền lợi lớn, ví dụ như hàng mẫu, hàng triển lãm, hoặc vật tư nội bộ, Express BL là một lựa chọn hợp lý.
Các bước phát hành Express BL
Quy trình phát hành Express BL khá đơn giản và nhanh gọn, chủ yếu diễn ra qua các kênh điện tử, giúp tiết kiệm thời gian đáng kể so với vận đơn truyền thống.
- Bước 1: Yêu cầu từ người gửi hàng (Shipper): Ngay khi đặt booking với hãng tàu hoặc forwarder, người gửi hàng cần nêu rõ yêu cầu phát hành Express BL thay vì Original BL. Yêu cầu này cần được xác nhận rõ ràng để tránh nhầm lẫn.
- Bước 2: Hãng tàu xác nhận và phát hành: Sau khi nhận được yêu cầu, đại lý của hãng tàu tại cảng xếp hàng (port of loading) sẽ kiểm tra lại thông tin lô hàng. Thay vì in bộ vận đơn gốc, họ sẽ cập nhật hệ thống và phát hành một bản mềm (file PDF hoặc email xác nhận) có ghi chú rõ ràng là “Express Release” hoặc “Surrendered”. Bản này sẽ được gửi trực tiếp cho Shipper.
- Bước 3: Gửi thông tin cho người nhận hàng (Consignee): Shipper sau khi nhận được bản Express BL điện tử sẽ chuyển tiếp cho Consignee. Tại cảng đến (port of discharge), người nhận hàng chỉ cần xuất trình bản in hoặc file scan của vận đơn này cùng với giấy báo hàng đến (Arrival Notice) và các giấy tờ tùy thân để chứng minh mình là người nhận hàng hợp pháp là có thể làm thủ tục lấy hàng.
Lợi ích vượt trội khi doanh nghiệp sử dụng Express BL
Trong bối cảnh cạnh tranh toàn cầu, việc tối ưu hóa từng khâu trong chuỗi cung ứng là chìa khóa thành công. Sử dụng Express BL không chỉ là một thay đổi về giấy tờ, mà còn mang lại những lợi ích chiến lược, giúp doanh nghiệp gia tăng hiệu quả kinh doanh và giảm thiểu rủi ro không cần thiết.
Tiết kiệm thời gian và chi phí
Đây là lợi ích rõ ràng và có sức ảnh hưởng lớn nhất. Bằng cách loại bỏ khâu chuyển phát nhanh chứng từ gốc qua các dịch vụ như DHL hay TNT, doanh nghiệp có thể tiết kiệm được một khoản chi phí đáng kể cho mỗi lô hàng. Quan trọng hơn, thời gian chờ đợi chứng từ (thường từ 3-5 ngày, thậm chí lâu hơn nếu có sự cố) được cắt giảm hoàn toàn.
Việc hàng hóa được giải phóng ngay khi tàu cập cảng giúp doanh nghiệp đưa sản phẩm vào sản xuất hoặc ra thị trường sớm hơn. Điều này đặc biệt có ý nghĩa với các mặt hàng có tính mùa vụ hoặc vòng đời ngắn, nơi mỗi ngày chậm trễ đều có thể ảnh hưởng đến doanh thu. Dòng vốn được quay vòng nhanh hơn, giảm chi phí lưu kho, lưu bãi, và tăng cường năng lực cạnh tranh một cách hiệu quả.
Hạn chế rủi ro mất mát và gian lận
Vận đơn gốc bằng giấy luôn tiềm ẩn nguy cơ bị thất lạc hoặc hư hỏng trong quá trình vận chuyển quốc tế. Khi điều này xảy ra, quy trình xin cấp lại vô cùng phức tạp, tốn kém và mất thời gian, có thể gây đình trệ toàn bộ lô hàng. Express BL, với hình thức là một chứng từ điện tử, đã loại bỏ hoàn toàn rủi ro này. Mọi thông tin được trao đổi qua email hoặc hệ thống nội bộ, đảm bảo an toàn và luôn có thể truy xuất được.
Bên cạnh đó, việc làm giả một bộ vận đơn gốc là hoàn toàn có thể xảy ra, dẫn đến những vụ lừa đảo tinh vi trong thương mại quốc tế. Ngược lại, quy trình của Express BL được kiểm soát chặt chẽ giữa hãng tàu và các bên liên quan. Thông báo giải phóng hàng được gửi trực tiếp từ hệ thống của hãng tàu đến đại lý tại cảng đến, giúp giảm thiểu đáng kể khả năng làm giả chứng từ và đảm bảo hàng hóa được giao đúng người nhận.
Những rủi ro và lưu ý quan trọng khi chọn Express BL
Mặc dù mang lại nhiều lợi ích về tốc độ và chi phí, Express BL không phải là giải pháp hoàn hảo cho mọi tình huống. Doanh nghiệp cần nhận thức rõ những rủi ro tiềm ẩn và các điểm cần lưu ý để tránh những tranh chấp pháp lý hoặc rắc rối tài chính không đáng có.
Mất quyền sở hữu pháp lý rõ ràng
Điểm yếu lớn nhất của Express BL chính là nó không phải là một chứng từ sở hữu hàng hóa (document of title). Điều này có nghĩa là người nhận hàng không cần xuất trình chứng từ gốc để nhận hàng, và do đó, người gửi hàng mất đi quyền kiểm soát lô hàng một khi nó đã được giao cho đơn vị vận chuyển.
Chính vì tính chất này, Express BL hoàn toàn không phù hợp với các phương thức thanh toán yêu cầu bộ chứng từ gốc, đặc biệt là Thư tín dụng (Letter of Credit – L/C). Các ngân hàng sẽ không chấp nhận Express BL làm chứng từ để thực hiện thanh toán, vì nó không đảm bảo quyền lợi sở hữu hàng hóa cho họ. Nếu hợp đồng mua bán của bạn quy định thanh toán bằng L/C, bắt buộc phải sử dụng Original BL.
Rủi ro nếu có tranh chấp giữa các bên
Trong trường hợp lý tưởng khi hai bên tin tưởng nhau, Express BL hoạt động rất hiệu quả. Tuy nhiên, nếu có tranh chấp phát sinh, chẳng hạn người mua không thanh toán phần tiền còn lại sau khi hàng đã được gửi đi, người bán sẽ gặp rất nhiều khó khăn. Vì không còn nắm giữ vận đơn gốc, người bán không thể yêu cầu hãng tàu giữ lại hàng hoặc chuyển hướng lô hàng cho người mua khác. Việc chứng minh quyền sở hữu trở nên phức tạp và tốn nhiều thời gian để giải quyết.
Thêm vào đó, quy định pháp luật về việc chấp nhận Express BL có thể khác nhau ở mỗi quốc gia. Một số nước vẫn còn yêu cầu nghiêm ngặt về việc phải có vận đơn gốc để làm thủ tục hải quan. Do đó, trước khi quyết định sử dụng Express BL, bạn cần kiểm tra kỹ lưỡng luật pháp tại cảng đến và đảm bảo rằng cả hai bên đều hiểu rõ và đồng ý với các điều khoản liên quan.
Thực tiễn áp dụng Express BL tại Việt Nam
Hòa cùng xu hướng số hóa của ngành logistics toàn cầu, việc sử dụng Express BL tại Việt Nam đang ngày càng trở nên phổ biến. Tuy nhiên, để áp dụng hiệu quả, các doanh nghiệp cần nắm bắt được thực trạng cũng như những lưu ý đặc thù khi làm thủ tục tại các cảng Việt Nam.
Xu hướng và thực trạng sử dụng
Trong những năm gần đây, ngày càng nhiều doanh nghiệp FDI và các công ty logistics lớn tại Việt Nam lựa chọn Express BL cho các lô hàng của mình. Đặc biệt, hình thức này rất được ưa chuộng cho các lô hàng phi thương mại, hàng mẫu, hoặc các hoạt động chuyển hàng nội bộ (internal transfer) giữa các chi nhánh của cùng một tập đoàn. Sự tiện lợi, nhanh chóng và tiết kiệm chi phí là những yếu tố chính thúc đẩy xu hướng này.
Các hãng tàu lớn đang hoạt động tại Việt Nam như Maersk, ONE, Evergreen, COSCO… đều đã triển khai và hỗ trợ quy trình cấp phát Express BL một cách chuyên nghiệp và thuận tiện. Doanh nghiệp có thể dễ dàng yêu cầu và nhận vận đơn điện tử thông qua các cổng thông tin trực tuyến (e-portal) hoặc qua email, giúp quá trình giao dịch trở nên minh bạch và hiệu quả hơn rất nhiều so với trước đây.
Lưu ý khi làm thủ tục hải quan tại cảng Việt Nam
Mặc dù quy trình đã được chuẩn hóa, doanh nghiệp vẫn cần chú ý một số điểm quan trọng khi làm thủ tục hải quan cho các lô hàng sử dụng Express BL tại Việt Nam để tránh phát sinh chậm trễ.
Đầu tiên, khi khai báo hải quan, bản in của Express BL cần phải thể hiện rõ ràng dấu hiệu nhận biết như “Express Release” hoặc “Surrendered”. Một số chi cục hải quan có thể yêu cầu xác nhận từ phía hãng tàu để đảm bảo tính hợp lệ của chứng từ. Do đó, việc phối hợp chặt chẽ với đại lý hãng tàu là vô cùng cần thiết.
Thứ hai, các thông tin trên vận đơn như tên người nhận hàng (Consignee) phải hoàn toàn trùng khớp với thông tin trên các chứng từ khác như Giấy báo hàng đến (Arrival Notice) và giấy giới thiệu của công ty. Bất kỳ sai lệch nào cũng có thể dẫn đến việc hải quan yêu cầu xác minh lại, gây tốn thời gian. Việc thống nhất rõ ràng các điều kiện giao hàng theo Incoterms ngay từ đầu cũng giúp quy trình thông quan diễn ra thuận lợi hơn.
Bảng so sánh nhanh: Express BL vs. Original BL
| Tiêu chí | Express BL | Original BL (Vận đơn gốc) |
|---|---|---|
| Hồ sơ nhận hàng | Không cần trả lại bản gốc | Phải nộp lại bản gốc hợp lệ |
| Tốc độ xử lý | Nhanh – Giao dịch qua email | Chậm – Phụ thuộc chuyển phát nhanh |
| Chi phí | Tiết kiệm (không tốn phí gửi) | Tốn kém hơn (phí chuyển phát) |
| Tính sở hữu | Không phải chứng từ sở hữu | Là chứng từ sở hữu hàng hóa |
| Mức độ an toàn | Phụ thuộc vào sự tin cậy | Cao, kiểm soát hàng hóa tốt |
| Thanh toán L/C | Không phù hợp | Phù hợp và bắt buộc |
| Rủi ro thất lạc | Không có | Có nguy cơ mất mát, hư hỏng |
Kết Luận
Tóm lại, Express BL là một giải pháp logistics hiện đại, mang lại lợi ích thiết thực cho các doanh nghiệp xuất nhập khẩu khi cần tối ưu hóa thời gian, tiết kiệm chi phí và nâng cao hiệu quả dòng tiền. Nó đặc biệt hữu ích cho các giao dịch được xây dựng trên nền tảng tin cậy lẫn nhau.
Tuy nhiên, đây không phải là lựa chọn có thể áp dụng cho mọi tình huống. Doanh nghiệp cần cân nhắc kỹ lưỡng các yếu tố về pháp lý, phương thức thanh toán và mức độ tin cậy của đối tác trước khi quyết định. Để đảm bảo lựa chọn đúng loại vận đơn cho từng lô hàng cụ thể, việc tham khảo ý kiến từ một đơn vị logistics chuyên nghiệp là vô cùng quan trọng.
Với hơn 18 năm kinh nghiệm, TIMEX hiểu rõ những phức tạp trong từng khâu của chuỗi cung ứng. Hãy liên hệ với chúng tôi ngay hôm nay để được tư vấn miễn phí về việc sử dụng Express BL, các thủ tục khai báo hải quan liên quan, và xây dựng một giải pháp logistics trọn gói được thiết kế riêng cho doanh nghiệp của bạn.
