Bạn có biết rằng chỉ một sai sót nhỏ trong quá trình thông quan có thể khiến lô hàng của bạn bị giữ lại cả tuần, gây đình trệ hoạt động kinh doanh và phát sinh chi phí không đáng có? Đây là một thực tế mà không ít doanh nghiệp đã và đang phải đối mặt. Dù lớn hay nhỏ, nhiều công ty vẫn gặp khó khăn với khâu thông quan – từ việc chuẩn bị hồ sơ, nắm bắt thủ tục hải quan phức tạp cho đến việc tuân thủ các quy định pháp luật luôn thay đổi. Rào cản này không chỉ gây tốn kém về thời gian, tiền bạc mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến uy tín và năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường quốc tế.
Bài viết này sẽ là kim chỉ nam giúp bạn tháo gỡ những vướng mắc đó. Chúng tôi sẽ giải thích một cách chi tiết và dễ hiểu nhất thông quan là gì, quy trình thực hiện bài bản ra sao, các loại hình phổ biến, những loại thuế – phí cần nắm, và đặc biệt là các mẹo thực tế để hàng hóa của bạn được thông quan nhanh chóng và hợp pháp. Hãy cùng tìm hiểu để làm chủ quy trình logistics quan trọng này.
Thông quan hàng hóa là gì?
Nhiều người thường nghe đến thuật ngữ “thông quan” khi giao dịch, mua bán hàng hóa quốc tế, nhưng không phải ai cũng hiểu rõ bản chất và tầm quan trọng của nó. Đây là một khâu không thể thiếu trong chuỗi cung ứng toàn cầu.
Khái niệm thông quan
Thông quan (tiếng Anh: Customs Clearance) là thủ tục pháp lý bắt buộc do cơ quan hải quan thực hiện để cho phép hàng hóa, phương tiện vận tải được xuất khẩu ra khỏi hoặc nhập khẩu vào một quốc gia. Hiểu một cách đơn giản, đây là quá trình “xin phép” và được nhà nước “chấp thuận” để hàng hóa có thể lưu thông qua biên giới.
Trong quá trình này, bộ phận hải quan sẽ tiến hành kiểm tra, xác nhận tính hợp lệ của lô hàng dựa trên các yếu. Họ sẽ đối chiếu thông tin trên hồ sơ (như tờ khai hải quan, hợp đồng, hóa đơn) với hàng hóa thực tế để đảm bảo mọi thứ tuân thủ đúng quy định của pháp luật. Chỉ khi hoàn tất nghĩa vụ về thuế và các thủ tục pháp lý liên quan, hàng hóa mới chính thức được “thông quan” và tiếp tục hành trình của mình.
Tại sao thông quan lại quan trọng?
Thông quan không chỉ đơn thuần là một thủ tục hành chính. Nó đóng vai trò then chốt trong việc đảm bảo an ninh kinh tế, bảo vệ thị trường nội địa và quyền lợi người tiêu dùng. Đối với doanh nghiệp, việc hoàn thành quy trình này một cách suôn sẻ mang lại nhiều lợi ích thiết thực.
Đầu tiên, đây là bước không thể thiếu trong chuỗi logistics quốc tế. Nếu không có giấy phép thông quan, hàng hóa của bạn sẽ bị “mắc kẹt” tại cảng hoặc cửa khẩu, gây gián đoạn toàn bộ kế hoạch sản xuất và phân phối. Thứ hai, việc tuân thủ đúng quy định giúp doanh nghiệp tránh được các rủi ro pháp lý nghiêm trọng như bị phạt tiền, bị giữ hàng để điều tra, thậm chí là tiêu hủy hàng hóa nếu không cung cấp đủ chứng từ hợp lệ. Một quy trình thông quan trơn tru chính là nền tảng cho sự phát triển bền vững và chuyên nghiệp của mọi doanh nghiệp xuất nhập khẩu.
Các hình thức thông quan phổ biến
Tùy thuộc vào quy mô kinh doanh, loại hàng hóa và tuyến đường vận chuyển, doanh nghiệp có thể lựa chọn các hình thức thông quan khác nhau. Tại Việt Nam, hai hình thức phổ biến nhất là thông quan chính ngạch và tiểu ngạch, mỗi loại đều có những đặc điểm riêng.
Thông quan chính ngạch
Thông quan chính ngạch là hình thức giao thương quốc tế hợp pháp và chính thống nhất. Toàn bộ quy trình diễn ra minh bạch, tuân thủ nghiêm ngặt các quy định của pháp luật Việt Nam và các hiệp định thương mại quốc tế. Hàng hóa đi theo đường chính ngạch phải có đầy đủ hợp đồng thương mại, hóa đơn, chứng từ xuất xứ (C/O), giấy kiểm định chất lượng và các giấy phép cần thiết khác.
Hình thức này phù hợp với các doanh nghiệp lớn, các lô hàng có giá trị cao và yêu cầu sự ổn định, an toàn tuyệt đối. Mặc dù thủ tục có phần phức tạp và đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng, thông quan chính ngạch đảm bảo quyền lợi tối đa cho doanh nghiệp, từ việc được hoàn thuế GTGT đến việc xây dựng uy tín với đối tác quốc tế. Vận chuyển thường được thực hiện qua các cửa khẩu quốc tế lớn bằng đường biển, đường hàng không hoặc đường bộ.
Thông quan tiểu ngạch
Ngược lại với chính ngạch, thông quan tiểu ngạch là hình thức trao đổi hàng hóa của cư dân ở các vùng biên giới. Hoạt động này thường diễn ra tại các cửa khẩu phụ hoặc lối mở giữa Việt Nam và các nước láng giềng như Trung Quốc, Lào, Campuchia. Đặc điểm của hình thức này là thủ tục đơn giản hơn, thời gian nhanh hơn và thường áp dụng cho các lô hàng nhỏ lẻ, giá trị không quá lớn.
Tuy nhiên, thông quan tiểu ngạch tiềm ẩn nhiều rủi ro. Do thiếu các chứng từ pháp lý chặt chẽ, hàng hóa dễ bị ách tắc nếu chính sách biên mậu thay đổi đột ngột. Doanh nghiệp cũng không được hưởng các quyền lợi về thuế như đường chính ngạch và có nguy cơ vi phạm các quy định hải quan nếu không nắm rõ. Vì vậy, đây không phải là lựa chọn bền vững cho các doanh nghiệp muốn phát triển lâu dài và chuyên nghiệp.
Quy trình thông quan tại Việt Nam
Để một lô hàng được thông quan thành công, doanh nghiệp cần tuân thủ một quy trình gồm nhiều bước chặt chẽ. Việc nắm vững quy trình này giúp giảm thiểu sai sót và đẩy nhanh tiến độ, tiết kiệm thời gian và chi phí.
Chuẩn bị bộ hồ sơ đầy đủ
Đây là bước đầu tiên và quan trọng nhất, quyết định đến 80% thành công của quá trình thông quan. Một bộ hồ sơ hải quan đầy đủ và chính xác sẽ giúp quá trình kiểm tra diễn ra nhanh chóng. Các chứng từ cơ bản thường bao gồm:
- Tờ khai hải quan: Được khai báo điện tử qua hệ thống VNACCS/VCIS.
- Hợp đồng thương mại (Sale Contract): Minh chứng cho giao dịch mua bán.
- Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice): Ghi rõ giá trị lô hàng.
- Phiếu đóng gói (Packing List): Mô tả chi tiết cách thức đóng gói, số lượng.
- Vận đơn (Bill of Lading – B/L): Bằng chứng về việc nhận hàng để vận chuyển.
- Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of Origin – C/O): Để hưởng ưu đãi thuế quan.
- Các giấy phép chuyên ngành (nếu có): Ví dụ như giấy đăng ký kiểm tra chất lượng, giấy công bố hợp quy, giấy kiểm dịch thực vật…
Tất cả thông tin trên các chứng từ phải thống nhất và khớp với nhau. Bất kỳ sự khác biệt nhỏ nào cũng có thể dẫn đến việc hồ sơ bị trả lại để chỉnh sửa.
Kiểm tra hàng hóa và thông quan
Sau khi doanh nghiệp nộp tờ khai qua hệ thống điện tử, cơ quan hải quan sẽ tiến hành phân luồng để quyết định mức độ kiểm tra. Có ba luồng chính:
- Luồng Xanh: Doanh nghiệp có lịch sử tuân thủ tốt, hồ sơ hợp lệ. Hệ thống sẽ tự động thông quan lô hàng mà không cần kiểm tra hồ sơ giấy hay hàng hóa thực tế. Đây là luồng nhanh nhất.
- Luồng Vàng: Cơ quan hải quan sẽ kiểm tra chi tiết bộ hồ sơ chứng từ giấy do doanh nghiệp nộp. Nếu hồ sơ hợp lệ và không có nghi vấn, lô hàng sẽ được thông quan.
- Luồng Đỏ: Đây là mức độ kiểm tra cao nhất. Hải quan sẽ vừa kiểm tra hồ sơ giấy, vừa tiến hành kiểm hóa thực tế một phần hoặc toàn bộ lô hàng để đối chiếu với thông tin khai báo. Luồng này thường áp dụng cho các mặt hàng có rủi ro cao hoặc khi có nghi ngờ về tính trung thực của hồ sơ.
Sau khi hoàn tất việc kiểm tra và doanh nghiệp đã nộp đủ các loại thuế, phí theo quy định, cơ quan hải quan sẽ cấp phép thông quan. Lúc này, hàng hóa đã sẵn sàng để được vận chuyển về kho hoặc xuất đi.
Các loại thuế và lệ phí khi thông quan
Chi phí là một yếu tố quan trọng mà mọi doanh nghiệp xuất nhập khẩu cần tính toán kỹ lưỡng. Khi thực hiện thủ tục thông quan, có nhiều loại thuế và lệ phí bắt buộc phải nộp cho ngân sách nhà nước.
Thuế nhập khẩu và Thuế GTGT
Đây là hai loại thuế chính và chiếm tỷ trọng lớn nhất trong tổng chi phí.
- Thuế nhập khẩu: Là loại thuế đánh vào hàng hóa nhập khẩu từ nước ngoài vào thị trường Việt Nam. Mức thuế suất phụ thuộc vào mã HS của sản phẩm và xuất xứ của hàng hóa. Doanh nghiệp có thể được hưởng thuế suất ưu đãi theo Biểu thuế MFN (Tối huệ quốc) hoặc các Hiệp định Thương mại Tự do (FTA) mà Việt Nam đã ký kết, chẳng hạn như EVFTA, CPTPP, RCEP…
- Thuế Giá trị gia tăng (GTGT): Được tính trên giá trị của hàng hóa sau khi đã cộng thuế nhập khẩu. Hầu hết các mặt hàng đều chịu thuế GTGT, với các mức phổ biến là 0%, 5% hoặc 10% tùy thuộc vào loại sản phẩm theo quy định của Luật Thuế GTGT.
Việc xác định đúng mã HS và áp dụng đúng biểu thuế là cực kỳ quan trọng để đảm bảo tính toán chi phí chính xác và tránh bị truy thu thuế sau này.
Lệ phí hải quan và chi phí phát sinh
Bên cạnh hai loại thuế chính, doanh nghiệp còn phải chi trả một số khoản lệ phí và chi phí khác để hoàn tất quy trình.
- Lệ phí hải quan: Là khoản phí cố định nộp cho cơ quan hải quan để thực hiện các thủ tục như khai báo, kiểm tra, giám sát.
- Chi phí lưu kho, lưu bãi: Nếu hàng hóa phải chờ đợi kiểm tra hoặc chưa hoàn tất thủ tục, doanh nghiệp sẽ phải trả phí lưu kho tại cảng hoặc sân bay.
- Phí kiểm tra chuyên ngành: Đối với các mặt hàng yêu cầu kiểm định chất lượng, an toàn thực phẩm, kiểm dịch…, sẽ có các khoản phí do các cơ quan kiểm tra chuyên ngành thu.
- Chi phí vận chuyển nội địa: Chi phí vận chuyển hàng từ cảng về kho của doanh nghiệp.
- Chi phí dịch vụ: Nếu doanh nghiệp sử dụng dịch vụ từ các công ty logistics, sẽ có phí dịch vụ cho việc khai báo, làm thủ tục và xử lý các vấn-đề phát sinh.
Việc lập một bảng dự toán chi tiết các khoản phí này sẽ giúp doanh nghiệp chủ động hơn về mặt tài chính.
Mẹo giúp thông quan nhanh, tránh rủi ro
Quy trình thông quan có thể trở nên phức tạp và tốn thời gian nếu không có sự chuẩn bị kỹ lưỡng. Dưới đây là những kinh nghiệm thực tế giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình, đảm bảo hàng hóa được giải phóng nhanh chóng và hợp pháp.
Làm việc với đơn vị logistics uy tín
Đây là giải pháp hiệu quả nhất cho các doanh nghiệp, đặc biệt là những công ty chưa có nhiều kinh nghiệm. Một đối tác logistics chuyên nghiệp sẽ đóng vai trò như một bộ phận xuất nhập khẩu đắc lực. Họ không chỉ am hiểu sâu sắc về các quy định hải quan mà còn có mối quan hệ tốt với các cơ quan chức năng. Đơn vị uy tín như TIMEX, với hơn 18 năm kinh nghiệm, có thể hỗ trợ bạn từ A-Z: tư vấn mã HS, chuẩn bị hồ sơ, khai báo điện tử, xử lý các vấn đề phát sinh và giao hàng tận nơi. Việc này giúp giảm thiểu tối đa sai sót, tiết kiệm thời gian và chi phí cho doanh nghiệp.
Kiểm tra kỹ mã HS code và chính sách nhập khẩu
Mã HS (Harmonized System) là “chứng minh nhân dân” của hàng hóa, quyết định trực tiếp đến thuế suất và các chính sách quản lý chuyên ngành. Việc áp sai mã HS có thể dẫn đến hậu quả nghiêm trọng: nộp sai thuế và bị truy thu, hoặc vi phạm chính sách cấm nhập khẩu/nhập khẩu có điều kiện. Trước khi nhập hàng, hãy tra cứu kỹ Biểu thuế xuất nhập khẩu và các văn bản pháp luật liên quan, ví dụ như Thông tư 05/2022/TT-BCT về danh mục hàng hóa cấm nhập khẩu. Việc này giúp bạn chủ động ngay từ khâu đàm phán hợp đồng.
Lưu trữ hồ sơ đầy đủ và đúng quy định
Công việc không kết thúc khi hàng hóa đã được thông quan. Theo quy định, doanh nghiệp phải lưu trữ toàn bộ hồ sơ hải quan (tờ khai, hợp đồng, hóa đơn, chứng từ…) trong thời gian tối thiểu là 5 năm. Việc lưu trữ cẩn thận và khoa học không chỉ tuân thủ pháp luật mà còn là cơ sở vững chắc để giải trình khi cơ quan hải quan tiến hành kiểm tra sau thông quan hoặc thanh tra thuế. Hãy số hóa các chứng từ để việc lưu trữ và truy xuất trở nên dễ dàng hơn.
Tình hình thực tế ở Việt Nam & xu hướng 2024
Ngành logistics và hải quan Việt Nam đang trong giai đoạn chuyển đổi mạnh mẽ, vừa đối mặt với nhiều thách thức vừa mở ra những cơ hội mới nhờ vào quá trình số hóa.
Thách thức và bất cập hiện nay
Mặc dù đã có nhiều cải tiến, quy trình thông quan tại Việt Nam vẫn còn một số tồn tại. Cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin tại một số cửa khẩu chưa đồng bộ, đôi khi gây ra sự chậm trễ trong việc xử lý tờ khai điện tử. Bên cạnh đó, quy trình kiểm tra chuyên ngành còn có sự chồng chéo giữa các bộ, ngành (Bộ Y tế, Bộ Nông nghiệp, Bộ Khoa học & Công nghệ…), khiến doanh nghiệp phải làm việc với nhiều cơ quan khác nhau cho cùng một lô hàng, gây tốn kém thời gian và chi phí. Sự thay đổi liên tục của các chính sách, thông tư cũng đòi hỏi doanh nghiệp phải luôn cập nhật để tránh vi phạm không đáng có.
Hướng số hóa quy trình thông quan
Để giải quyết các bất cập trên, Chính phủ và ngành Hải quan đang đẩy mạnh quá trình số hóa, xem đây là một giải pháp đột phá. Nổi bật nhất là việc triển khai Cơ chế một cửa quốc gia (National Single Window – NSW), cho phép doanh nghiệp gửi thông tin, chứng từ điện tử để hoàn thành thủ tục hải quan và thủ tục hành chính của các bộ, ngành liên quan thông qua một điểm tiếp nhận duy nhất.
Song song đó, hệ thống thông quan tự động VNACCS/VCIS do Nhật Bản hỗ trợ vẫn đang liên tục được cải tiến. Các nâng cấp mới giúp giảm thời gian xử lý tờ khai, tự động hóa nhiều khâu và tăng cường khả năng quản lý rủi ro. Xu hướng năm 2024 và những năm tiếp theo là ứng dụng trí tuệ nhân tạo (AI) và Big Data để phân tích, dự báo và phân luồng hàng hóa hiệu quả hơn, hướng tới một nền hải quan thông minh, minh bạch và hiện đại, tạo điều kiện thuận lợi tối đa cho hoạt động thương mại.
Kết luận
Thông quan là một quy trình bắt buộc, đóng vai trò sống còn trong hoạt động xuất nhập khẩu. Nó không chỉ là một thủ tục pháp lý mà còn là yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả kinh doanh, chi phí và thời gian của doanh nghiệp. Để chinh phục được “cửa ải” này, sự chính xác trong khâu chuẩn bị hồ sơ, am hiểu luật pháp và tuân thủ quy trình là điều kiện tiên quyết. Việc nắm rõ các hình thức, quy trình, biểu thuế và hợp tác với một đối tác logistics đáng tin cậy sẽ là chìa khóa giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, thời gian và tránh được những rủi ro không đáng có.
Hãy chủ động chuẩn bị một bộ hồ sơ đầy đủ và nhất quán, xác minh kỹ mã HS ngay từ đầu để dự toán chi phí chính xác. Đồng thời, đừng ngần ngại tham vấn các đơn vị chuyên nghiệp như TIMEX – chuyên gia trong lĩnh vực xuất nhập khẩu với hơn 18 năm kinh nghiệm thực chiến. Bạn đang gặp khó khăn trong công đoạn thông quan hàng hóa? Hãy liên hệ TIMEX ngay hôm nay để được tư vấn miễn phí và hỗ trợ trọn gói, giúp hành trình xuất nhập khẩu của bạn trở nên suôn sẻ và hiệu quả hơn bao giờ hết
